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新闻中心 Case

海运操作流程

日期: 2017-02-27
浏览次数: 139

海运操作流程及订舱操作



   一、询价 
  向船东提供目的港口有的港口会有多个码头则一定要说明)、柜型、货物名称(普通、危险品、冻货、食品、特殊货物等等)以及询问运价所包含的内容(有无含ORC/BAF/DDC/THC/WAR/PSS等等)以及船期、航程和是否中转 

  二、 报价 
  1、了解运价在市场上有无优势及舱位情况(特别是旺季),报价时首推公司优势航线;运费做PREPAID还是COLLECT(有些船东不接受COLLECT);
  2、 内陆港口中转费要先落实好后再报价,特别是有些中转港的DTHC或其它费用需由SHIPPER支付的;美国及加拿大港口特别注意货名、货重及  报价中有无含DDC/BAF/AMS等等;
  3、 公司有特价航线及主推航线时,要及时主动打电话给客户通知价格;

      4、如客户需要到付运费,要注意我司是否在目的港有代理,报价要含手续费;
  5、 注意所报运价的构成(全包价还是ORC、BAF、报关、码头、拖车等费用分列开来)以及利润是否符合公司要求等;

  三、接单、审单、写(业务)单及录电脑 
  1、客户接受报价后无论使用客户委托单或我司委托单格式,都要注意审核:托运人、起运港、目的港、柜型、柜量、货名、毛重、体积、运价、运输条款、所配船东、提单类型、最后装船期限、客户特殊要求或注意事项等,还有是否有加盖公章或签名,新客户还要留下联系电话;
  2、 有些特殊港口,如中东港口是否有船证要求,同时亦应询问客户是否要根据信用证初单,信用证有无特殊要求等,如有,要提前传真与船东确认;
  3、 确认有否舱位,如暴舱要及时告知客户,并给客户其它航线建议;
  4、 写单:即填写业务联系单,共三联,货主(四字简称)、应收应付金额、预(倒)付、代理使用等。填写业务单要求字迹清楚工整,运价填写准确,运费预 /到付清晰;如做到付哪些费用需预付,哪些需到付要清楚;利润是否合乎公司要求;如客户有特殊要求一定注明(并盖上醒目的“特别注意事项”章)提醒操作注意;
  5、 登本:即把工作号及其它信息登记上大本,分广州出运和深圳出运;如果深圳出运还需写上相应的深圳单号(由深圳总部提供);
  6、 录入电脑:即录客户托运单,如果是老客户,则一定用回原名,如果是新客户,增加时一定要填写完整资料,如公司名称、电话、传真、联系人、地址、所属部门(或业务员);录完保存后有一工作号自动跳出;如果是深圳出运在参考号一栏加上深圳单号(从大本上获取);
  7、交单:即交单给操作部并向其交待客户特别事项,必要时应跟踪操作是否已按特别要求做;
  8、 录入计费及审核:即在操作完成后(柜子做完,报关也通过,操作部已录完订舱资料,提单类型也基本确定后),操作部将业务单中的第二联与第三联(即红联与蓝联)返回市场部,录入FMS中的计费,这一项一定要准确无误,因为涉及到应收应付对象、金额、币种等,一有差错就会影响到财务部付款;审核即审应付费用的海运费有无变动、船东有无更改、柜量(型)有无增减、操作途中产生的杂项费(查货、换证、植检等)有无向客户收回。


  操作订舱注意事 


  一、订舱 

  1、接到市场部转来的委托资料及业务联系单后必需先审核业务单与客户委托单要求是否 一致,资料是否齐全,订舱前务必仔细阅读客户的委托单,审核货物是否危险品,重量及尺码是否适用客户要求的柜型,特别注意客户的特殊要求(如船证、信用证、船期、启运码头、免舱期或装载要求等),如果是特殊货物应先向客户查询清楚货物的特性(如 超重货、食品,冷藏货,危险品等),致电船公司落实货物托运可否接受,如可行,则 填写订舱委托书向船公司订舱,并要注明有关特别事项,如船公司不接受,则注明原因退回市场部;
  2、注意船公司是否接受货代单或做电放等,所使用的代理是否经代理操作确认;所有业务单必须有市场部人员签字才有效,否则不给以订舱;对于急单,如果直接电告操作部订舱,须经市场部人员确认允许,但应尽快补上业务单;
  3、黄埔地区的订舱原则是在一个工作日内应及时向船公司索要订舱确认书或放柜纸,如遇船公司舱位紧张应及时反馈给市场部,以便与客人协商改作其他安排;深圳地区的订舱应考虑到船公司的开舱日期以及客人拟定的拖柜时间来催促深圳公司向船公司索要放柜纸,如遇舱位紧张的情况尽快反馈给市场部作新的安排;
  4、在收到船公司的放柜纸后,应将放柜纸上所预定的船公司、柜型、柜量、目的地、船期等资料与客人的原始订舱单一一核对,在确认完全准确后方可进行后续操作,如发现放柜纸资料有误,则应马上以书面形式通知船公司更改并要求其提供新的放柜纸,直至完全正确为止;若向同行订舱,S/O传给客人时注意抹掉同行的电话及传真,以免泄漏;
  5、客户的任何要求及保证,应有书面文字及盖章,以免日后争议无凭据;

  二、货物进场
 


  1、客户自拖自报

  A)、从深圳出运的自拖自报客户,应将放柜纸及时传给客人,并电话落实客户已收到,明确告知客户船公司的开舱,截重,截放行条时间及要求;并落实客人的做柜时间以及做柜的情况,必须落实重柜已经回场以及已经放行,并将相应的柜号通知深圳的操作部。如遇客人取消订舱的,务必尽快将消息通知深圳操作部,以便确保舱位充分利用;

     B)、从黄埔地区出运的自拖自报客户,应将放柜纸及时传给客人,并电话落实客户已收到,明确告知客户黄埔地区的驳船船期,要求客人尽快提供货物的中文货名、柜号,以及分柜的装货情况(毛重,件数),并将该资料提供给船公司,以便向船公司索要黄埔的头程船名、航次、相关的船舶编码、以及运输方式(国际中转、国内中转、来往港澳、小型船舶运输)、截单时间和地点等并将相关资料尽快告知客户,以便客户自行安排报关。跟紧客户自行报关的情况,落实客户的货物已放行并能顺利装船;如遇到驳船名更改的情况,必须及时书面通知客户更改,并电话落实客户已收到通知,同时根据实际情况向责任方收回改船名费用。


  2、代拖车――包拖

  A)、代拖车必须选择与我司签约的车队,如果有特别原因使用其它车队的,应向操作部经理说明并得到同意才可使用,并由操作部联系安排,公司统一支付运费;

      B)、首先要落实船公司的开舱及截重日期的要求,将具体情况告知客户;要求客户传委托拖车的要求单(一般包含在客户的订舱单中),明确拖柜的具体地点、时间、联系人、电话和是否需要提货单,是否转关等资料,如与船公司的规定时间有冲突应尽快通知客人,以便客人做出适当的调整;

      C)、填写拖车作业委托书,注意是否转关还是一般贸易,并标明客人的要求,将船公司的放柜纸以及拖车作业委托书传给拖车行,并电话落实车行已收妥。重要的注意事项必须逐一解释清楚,以便车队能顺利执行;在转关的情况下,要明确告知车队封关地点,以便车队根据当地海关要求派车;

     D)、装柜当天应将车队提供的柜号、车牌号、司机的联系方式通知客人,以便客人了解代拖车的实际进行情况。监督车队的拖装情况,有问题要尽快处理,落实货柜已安全返回指定的码头。将重柜进场纸提供给负责报关的有关单位。(蛇口出口的货物仅提供重柜进场纸的复印件,盐田出口的货物必须提供重柜进场纸的正本,黄埔出口的货物仅需提供正确的柜号)。


  3、码头内装

  A)、如果客人要求我司安排代装箱的,应该在订舱时声明,要在订舱之前与客人落实出运码头,以便安排客人的货物进入相应的仓库装箱。订舱同期应该与客人落实送货时间、货名、数量、重量等,如有可能可要求客人提供货物的装箱单资料。另外应将进仓的地图及时传给客人,并电话落实客户已知悉仓库的联系方式,客户送货的单号。另外,如客人对装柜有特殊要求要客人传书面确认。尤其所装货物超过一个货柜的,一定要客户传装柜要求,对装箱数量,型号,先装,后装,货物可否挤压的均需明确;

    B)、在拿到船公司的放柜纸后,根据船公司的开仓以及截仓时间,将放柜纸连同装箱要求,装箱委托书,货物明细资料,货物入仓号等一并传真给仓库,应电话联系仓库讲解装箱的要求,确认仓库明了各项要求并执行。在装箱过程中应与仓库保持联系,如有问题应尽快联系。

    C)、装箱完毕后,应尽快核对由此产生的相关费用,若有额外费用应尽快告知客户确认和落实相关的费用。应尽快告知客户柜号,货柜还场以后,重柜进场纸应参照我司代拖车的第D项进行操作;

     E) 装箱的实际件数要告知相应的文件,文件要严格按照此数量签发提单给客户。

  三、报关工作 


  1、如有订舱客户委托我司代报关的,应在接受订舱单后将《海关报关要求》的通知传给客户,并电话告知客户按通知上面的要求来准备报关资料;
  2、当客户将报关资料送至我司或送至我司指定的报关行,应先审核报关资料是否齐全,如有任何错漏应及时通知客户更换,并予以落实,以免延误。审核完毕应将报关资料交给报关行;
  3、传报关委托书给报关行,落实报关行已经清楚报关的各项要求及相关的船名、航次、柜号、单号、截收放行条时间等,并保持与报关行联络,以确认报关过程顺利进行,如遇特殊问题应尽快联系客户,以便妥善解决。
  4 报关放行后应确认放行条已经交到指定的船公司或者船公司代理,并将报关放行的结果通知客户。
  5、报关完毕后,操作人员应填好业务联系单,核对好相关资料,并将资料输入FMS系统,将单证交给文件,并告知文件在核对提单时应注意的具体事项。如遇对单过程中客人有特殊要求,操作人员要协助文件解决。


  注意事项以及要点:报关基本文件:


  1、无炭复写报关单一式两份,需盖报关专用章;
  2、代理报关委托书一份,需盖公章;(黄埔旧港,罗冲围,广州内港以及深圳盐田的请使用代理报关委托书; 黄埔新港请使用代理报关及运输委托书;蛇口地区请使用蛇口代理报关委托书);
  3、装箱单一式两份,需盖单证专用章;
  4、发票一式两份,需盖发票专用章;
  5、合同一份,需盖正本公章或正本合同专用章;
  6、核销单,需盖公章,不可以涂改;
  7、如有商检换证的,黄埔地区出运的请提供代理申报检验检疫委托书;如在罗冲围、石牌、广州内港、深圳地区出运的请提供报检委托书,需盖公章。

  注意事项: 
 

 1 所有报关单证要清晰,不能涂改;
  2、公司所有出口货物的外包装上必需标明箱号并注明于装箱单上,否则海关将不接受报关;
  3、公司出口的商品如有牌子,请注明于报关单上,(例如:剪刀,小刀,电池等);另外要注明货物的生产厂家。
  4、若是外省的报关单证,请注意是否有在广州海关/黄埔海关/深圳海关注册或年审;
  5、八位数商品编码(H.S.编码)认定必须准确。
  6、凡三资企业,报关时需提供《中华人民共和国台港澳侨投资企业批准证书》的复印件以及企业营业执照副本的复印件;
  7 为保障贵司利益,贵司在提供报关单证给我司时,必须将所有资料填好,如需我司代填而产生的一切责任及后果,我司概不负责。配送、特殊单证。

  要求:
 

    1 当出口的货物需商检或植检时,请先与我司市场部查询,落实是否可行后再订舱; 
  2 当出口的货物为整套机械时,需提供彩图及中文说明书;
  3、当出口的货物为轴承或带发动机的商品时,合同盖正本的机电商会章
  4 如需出口到香港的纺织品需提供香港入口许可证; 
  5 如有动物皮毛所制成的商品,需提供非濒危证明。


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